کتاب جلسات موثر

کتاب جلسات موثر اثر برایان تریسی

در کتاب جلسات موثر به مطالب زیر پرداخته می‌شود:

• انواع جلسات

• مدل تصمیم‌گیری در جلسات

• چیدومان سالن جلسات

• دلیل موثر نبودن جلسات

• بهبود اعتمادبه نفس در جلسات

• و ده ها نکته کاربردی دیگر

سر فصل های کتاب جلسات موثر

فصل 1: انواع جلسات

به گفته توماس جی. واتسون، موسس آی‌بی‌ام، مهم‌ترین عامل اثربخش‌تر کردن جلسات، تفکر دقیق قبل از جلسه است. ببینید قرار است چه جلسه‌ای برگزار کنید و سپس ساختار آن را به گونه‌ای تنظیم کنید تا میزان مشارکت اعضا به حداکثر برسد. جلسات بسیاری به‌شکل ناگهانی و ویژه برگزار می‌شوند، بنابراین شرکت‌کنندگان هیچ فکر، آمادگی خاص، دلیل یا هدف شفافی در ذهن ندارند. پنج نوع جلسه وجود دارد که بعضی از آن‌ها هم‌پوشانی دارند؛ اما الزامات هریک با دیگری متفاوت است. در این فصل به 5 نوع جلسات پرداخته شده است.

فصل 2: دلیل تشکیل جلسه

دلیل شفاف، عامل اصلی اثربخشی جلسات است. دلیل تشکیل جلسه چیست؟ از قبل به آن فکر کنید و درباره‌اش بپرسید. اگر دلیل مشخصی وجود ندارد، جلسه را برگزار نکنید. برای شفاف‌سازی دلیل تشکیل جلسه باید چند سوال بپرسید. در این فصل با این سوالات مهم آشنا می‌شویم.

فصل 3: جلسات، نوعی سرمایه‌گذاری

هر جلسه، هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم دارد. شرکت باید به بازگشت سرمایه خرج‌شده در جلسات فکر کند و این مقدار باید خیلی بیشتر از هزینه برگزاری آن‌ها باشد.
اگر شخصی نزدتان آمد و برای هزینه کردن چند صد دلار به منظور خرید ماشین صنعتی یا انجام پروژه اجازه خواست، باید میزان ارزش دریافتی و سود حاصل برای شرکت را مشخص کنید.

فصل 4: تعیین دستور جلسه

این نقطه شروع برگزاری جلسات موثر است. همیشه دستور جلسه مکتوب تهیه کنید و به هر شرکت‌کننده یک نسخه بدهید. یکی از بزرگترین اشتباه‌های رایج در جلسات رسمی یا غیررسمی – حتی جلسات کوتاه – نبود دستور جلسه است.

فصل 5: روش اداره جلسه

توانایی هدایت جلسه، نقشی حیاتی در مدیریت موفق دارد. این مهارت یکی از نشانه‌های رهبر است که همه افراد سازمان آن را می‌بینند. به گفته پیتر دراکر، «برگزاری جلسه، سخنرانی و ارائه گزارش، ابزار کلیدی مدیران هستند». در این سه کار استاد شوید.

فصل 6: شرکت در جلسات

همه حضار از جمله روسا و زیردستان به نوع حضور شما در جلسه توجه دقیق دارند. شاید فقط شرکت‌کننده باشید یا هدایت جلسه بر عهده‌تان باشد. در هر دو صورت، نقش خاص و مهمی دارید و به عنوان رهبر در کانون توجه هستید. اگر فقط شرکت‌کننده باشید، باز هم تحت ‌نظر قرار دارید.
با مشاهده، هدایت و شرکت در هزاران جلسه در طول سال‌ها، شاهد مدیرانی بوده‌ام که با حضور و مشارکت باکیفیت در جلسات، روند موفقیت خودشان را تسریع کرده‌اند.

فصل 7: جلسات حل مسئله

جلسات حل مسئله رایج‌ترین و مهم‌ترین جلسات هستند. روش‌هایی برای برگزاری موثر آن‌ها وجود دارد؛ اما اغلب آن‌ها به دور باطل کشیده می‌شوند. افراد فراموش می‌کنند هدف این جلسات تعریف شفاف مسئله، یافتن راه‌حل مورد توافق همه و سپس اقدام است. در این فصل به چند ایده برای برگزاری موفق جلسات حل مسئله اشاره می‌کنیم.

فصل 8: مدل تصمیم‌گیری در جلسات

شاید مهم‌ترین هدف جلسات حل ‌مسئله، توافق کامل همه شرکت‌کنندگان باشد. بدون توافق کامل، مخالفان از تصمیم حمایت نخواهند کرد. فرایند دستیابی به توافق سه مرحله دارد.

فصل 9: مشکلات جلسه

نتیجه نگرفتن از جلسات حل مسئله دلایل زیادی دارد. از این ضعف‌ها آگاه باشید و برای اثربخش کردن جلسات مهم از آن‌ها اجتناب کنید. بعضی کارشناسان همه جلسات را جلسات حل مسئله می‌دانند. همه جلسات برای مشخص کردن راهکار، حل مسئله و مشکل یا یافتن راه‌حل تشکیل می‌شوند. اگر چنین باشد، 50 تا 60 درصد زمان روزانه در چنین جلساتی می‌گذرد. باید موانع تفکر موثر و تصمیم‌گیری درست را بشناسید.

فصل 10: دلیل موثر نبودن جلسات

اهداف مبهم، دلیل اصلی جلسات بی‌اثر است. افراد از دلیل تشکیل جلسه و هدف آن مطمئن نیستند. هیچ دستور جلسه مکتوبی وجود ندارد یا موارد ذکرشده در آن شفاف نیستند. به همین دلیل باید در ابتدای جلسه هدف از تشکیل آن و نتایجی که امیدوارید به آن‌ها دست یابید را مطرح کنید.

فصل 11: جلسات دو نفره

بین اجازه صحبت آزادانه کارمند با رئیس و بهره‌وری و خلاقیت او ارتباط مستقیمی وجود دارد. هرچه کارمندان بتوانند آزادانه‌تر نظرات و ایده‌های خود را بیان کنند،‌ نسبت به کارشان آرام‌تر و مطمئن‌تر می‌شوند و بهتر کار می‌کنند.
تنها راه ایجاد این احساس دوستانه بین رئیس و کارکنان، گفتگوی منظم در محیطی آرام و امن است. جلسات دو نفره یکی از بهترین‌ را‌هکارهای مدیران برای ایجاد جو عالی میان کارمندان است. هیچ کاری به پای آن نمی‌رسد.

فصل 12: جلسات واگذاری کارها

یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیر موفق، واگذاری درست کارها به افراد مناسب است. برگزاری این جلسات دو نفره یا کم‌تعداد از مهم‌ترین کارهای شما است. جلسات موثر واگذاری کار می‌تواند وقت‌تان را آزاد کند تا صرف کارهای مفیدتر و مسائلی کنید که فقط از عهده خودتان برمی‌آید.
واگذاری موثر کارها به دیگران، کلید ارتقای فردی و چندین برابر کردن ارزش خودتان در شرکت است. بدون توانایی واگذاری موثر، پیشرفت و ارتقا در مدیریت و پذیرفتن مسئولیت‌های بزرگ‌تر غیرممکن است.

فصل 13: جلسات خارج از شرکت

مقدار قابل‌توجهی از وقت کاری، در جلسات خارج از شرکت و محیط‌های ناآشنا می‌گذرد. شاید جلسات را در شرکت دیگران، دفتر مشتریان، تامین‌کنندگان، بانکدارها، وکلا و حسابداران یا در سایر شعبه‌های شرکت خودتان برگزار کنید. در این حالت، وقتی کنترل محیط در اختیار شما نیست، تا آنجا که ممکن است حوزه‌های دیگر را کنترل کنید.
همان روش برنامه‌ریزی و آمادگی جلسات داخل شرکت را برای جلسات خارج از دفتر به‌کارگیرید. همیشه قبل از شروع جلسه، هدف از برگزاری آن را برای شخص مقابل توضیح دهید. من می‌گویم «می‌دانم چقدر مشغله دارید؛ اما بیایید برای استفاده بهتر از وقت،‌ اهداف جلسه را در چند دقیقه مرور کنیم».

فصل 14: سازماندهی امکانات جلسات درون شرکت

محل برگزاری جلسات کوچک یا بزرگ عاملی اساسی در موفقیت آن است. در طول سال‌ها بیش از 5000 سخنرانی و سمینار برای گروه‌های 7 نفری تا 25 هزارنفری برگزار کرده‌ام و آموخته‌ام که «آمادگی مناسب مانع عملکرد ضعیف است». 90 درصد موفقیت در بسیاری از حوزه‌های زندگی از جمله بحث‌ها، جلسات، دادگاه‌ها، ارائه‌های فروش و غیره به آمادگی بستگی دارد.

فصل 15: سازماندهی امکانات جلسات بیرون شرکت

سازماندهی و هماهنگی جلسات در هتل‌ها یا سایر مکان‌‌های خارج از شرکت یکی از مهارت‌های مهم مدیر است.
وقتی مدیریت را آغاز می‌کنید، فکر نمی‌کنید سازماندهی جلسات بزرگ یکی از مهم‌ترین رویدادهای شغلتان باشد. اغلب این وظیفه غیرمنتظره بر سرتان آوار می‌شود. رئیس تصمیم به برگزاری جلسه، سمینار، همایش، کارگاه یا گردهمایی بزرگی می‌گیرد. سپس می‌گوید «ترتیبش را بدهید».

فصل 16: چیدمان سالن جلسات

چیدمان اتاق تفاوت زیادی در اثربخشی جلسه و سخنرانی ایجاد می‌کند. وقتی جلسه کوچک است و از میز گرد یا مستطیل استفاده می‌کنید، روبه‌روی در بنشینید تا پشت حضار به در باشد و افرادی که دیر می‌آیند و سایر مزاحمت‌ها را نبینند. این «جایگاه قدرت» است و از آنجا می‌توانید همه اتاق را ببینید و کنترل کنید. اگر فقط شرکت‌کننده هستید، «جایگاه قدرت» شما نزدیک به رئیس جلسه و روبه‌روی او است تا با مهم‌ترین شخص تماس چشمی داشته باشید. در این جایگاه نیز می‌توانید همه اتاق و در ورودی را ببینید. در جلسه زودتر حاضر شوید تا بهترین مکان را به دست آورید و از آنجا بیشترین تاثیر را بر رئیس و سایر شرکت‌کنندگان داشته باشید.

فصل 17: سخنرانی در جلسات

سخنرانی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیر است. سخنرانی‌های اثرگذار و خوب آماده شده، نظر افراد بسیاری را تغییر داده و استراتژی شرکت‌های زیادی را عوض کرده‌ است. سخنرانی خوب فرصتی است تا شایستگی، آمادگی، دانش، مهارت و تسلط خود به موضوع را نشان دهید. نباید سخنرانی‌های موثر را به خاطر اثر بالقوه‌ای که در آینده‌تان دارند، بی‌اهمیت تلقی کرده یا به شانس واگذار کنید.

فصل 18: بهبود اعتماد به ‌نفس در جلسات

بر اساس کتاب رکوردهای گینس، 54 درصد افراد بالغ ترس از سخنرانی مقابل جمع را بدتر از ترس از مرگ می‌دانند. این موضوع درباره افرادی که در جلسات شرکت کرده و برای هم‌رده‌های خود سخن می‌گویند نیز صادق است. در بسیاری موارد، افراد آن‌قدر خجالتی و ترسیده هستند که در تمام مدت جلسه ساکت می‌نشینند تا کسی متوجه حضورشان نشود. در این فصل با روش‌های مقابله با ترس از سخنرانی در جلسات آشنا می‌شویم

فصل 19: قانون پارکینسون در جلسات

سال‌ها پیش یک کارمند انگلیسی به نام پارکینسون کتاب کوچکی به نام «قانون پارکینسون: در جستجوی موفقیت» نوشت. این کتاب در طول دهه‌ها اثر عمیقی بر میلیون‌ها نفر گذاشت. بر اساس قانون پارکینسون «کارها آن‌قدر طول می‌کشد تا مهلت تعیین شده برای آن به پایان برسد‌». بنابراین، اگر برای انجام کاری هشت ساعت وقت داشته باشید، از همه آن هشت ساعت استفاده می‌کنید و حتی به کار عجولانه در انتهای روز هم می‌رسید.
پارکینسون پس از بررسی سیستم خدمات حقوقی انگلستان دریافت حتی با وجود استخدام‌های زیاد و بزرگ شدن سازمان، همه افراد کل روز مشغول کار بودند؛ اما در نهایت کار کمی انجام می‌شد. این یکی از بزرگترین نقاط ضعف کاغذبازی به خصوص کاغذبازی دولتی بود.

فصل 20: اثربخشی افراد در جلسات

راهکارهای مختلفی برای اثربخش‌تر کردن جلسات وجود دارد. اولین مورد، داشتن دستور جلسه است. یکی از بهترین راه‌های سازماندهی دستور جلسه این است که از قبل درباره موارد آن با دیگر اعضا صحبت کنید.
قانون «غافلگیر نکردن» را رعایت کنید! دانش و اطلاعات لازم درباره موضوعات جلسه را پیشاپیش در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. به آن‌ها فرصت دهید افکارشان را آماده و سازماندهی کنند. وقتی به جلسه می‌آیند، باید از موارد بحث و نتایج موردانتظار آگاه باشند.

فصل 21: جلسات «مدیریت در عمل» است

جلسات یکی از مهم‌ترین ابزار پیشرفت شغلی هستند. آینده مدیر، رهبر و کارمند مستقیما به توانایی او در اداره جلسه و اداره خودش در جلسات بستگی دارد.
در اصول اولیه استاد شوید. هر جلسه را بخش مهمی از آینده‌تان بدانید، زیرا اغلب چنین است